facebook
Головна » Ділова документація » Вимоги до складання ділової документації

Вимоги до складання ділової документації

Робота методиста охоплює багато сфер діяльності і однією з основних ділянок методичної діяльності є вміння правильно оформлювати ділову документацію.

 Згідно з ними документ повинен:

—  надходити від установи чи юридичної особи, які мають на це право;

—  бути юридично правильно оформленим;

—  подавати об’єктивні відомості про події, які висвітлює, базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;

—  бути максимально стислим, але не за рахунок зменшення інформації; без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовне навантаження;

—  бути грамотним і зрозумілим кожному, хто його читає;

—  оформлятися за встановленою формою згідно з реквізитами;

—  бути бездоганно відредагованим, мати копії та чернетки;

—- складатися на відповідних бланках або папері стандартного формату.

В управлінській діяльності використовуються головним чином текстові документи, інформацію в яких зафіксовано будь-яким письмовим способом — рукописним, машинописним, друкарським. Такі документи, оформлені за певними правилами, часто називають управлінськими, а сукупність їх — управлінською документацією.

Постановою Держкомітету стандартів з 01.01.91 в дію введено ГОСТ 6.38-90. Це науково обґрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення таких правил створює необхідні передумови для детальнішої уніфікації документів, що у свою чергу сприятиме використанню їх в автоматизованих системах управління.

Стандарти встановлюють найзагальніші правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення їхніх окремих реквізитів.

Реквізитами називають структурні елементи, з яких складається документ.

Формуляр-зразок — це єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розміщених в усталеній послідовності.

Кількість реквізитів у кожному документі не однакова.

Вона визначається видом документа та його змістом.

Діють такі єдині вимоги щодо оформлення ділової документації.

1.  Для складання службових документів в установах належить використовувати папір форматів А4 (210×297 мм) та А5 (148×210 мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

2.  Як правило, усі службові документи мають оформлятися на бланках установи. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів з обов’язковим додержанням таких правил:

—  встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів;

—  бланки кожного виду слід виготовляти на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

—  бланки належить виготовляти друкарським способом на білому папері або на папері світлих тонів;

—  бланки документів повинні мати такі поля:

а) ліве — 20 міліметрів;

б) верхнє — не менш як 10 міліметрів;

в) праве й нижнє — не менш як 8 міліметрів. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються на бланках.

ГОСТ 6.38-90 встановлює максимальний склад реквізитів і певний порядок розміщення їх в організаційно-розпорядчих документах.

1 — Державний Герб України (порядок використання визначається законом).

2  — Емблема організації, підприємства, установи.

3  — Зображення нагород.

4 — Код підприємства, установи, організації за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКП0).

5 — Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

6 — Найменування міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади.

7 — Найменування організації, установи чи підприємства — автора документа.

8 — Найменування структурного підрозділу.

9  — Індекс підприємств зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), факсу, номер рахунка в банку.

10   — Назва виду документа.

11   — Дата.

12   — Індекс.

13   — Посилання на індекс та дату вхідного документа.

14   — Місце складання або видання.

15 — Гриф обмеження доступу до документа.

16 — Адресат.

17 — Гриф затвердження,

18 —  Резолюція.

19 — Заголовок до тексту.

20 — Відмітка про контроль.

21 — Текст.

22 — Відмітка про наявність додатків.

23 — Підпис.

24 — Гриф погодження.

25 — Візи.

26 — Печатка.

27 — Відмітка про засвідчення копій.

28 — Прізвище виконавця і номер його телефону.

29 — Відмітка про виконання документа й направлення і до справи.

30— Відмітка про перенесення даних на машинний носій.

31 — Відмітка про надходження документа.

Закріплення за реквізитами постійних місць робить документи зручними для користування, спрощує їх обробку, дає можливість використати при цьому технічні засоби. Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення й виконання.

Обговорення

  Мирослав

Сьогодні сайт вже не просто забаганка, а радше потужний інструмент особистого просування та розвитку, який при вмілому використанні здатен суттєво підвищити вашу видимість, комунікативні навички і звісно ж – професійний рівень. Іншими словами блог – це насамперед прискорювач вашого зростання, як на особистому, так і на професійному тлі. Запрошую до співпраці та співавторства освітнього порталу "ІНФОСВІТ".

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *

Написати повідомлення автору блогу